メールは簡潔な方がいい。は間違い！？
2010年7月14日
前回のコラムでは、インターンシップのタイトルについて述べた。
今回のコラムでは、インターンシップの告知文章（本文）について述べていきたいと思う。
■メールは簡潔な方がいい。は間違い！？
よく「メールは簡潔な方がいい」と言われる。
そのため、インターンシップや会社説明会の告知文章、告知メールでも、
あまり長くなりすぎないように、気をつけて書かれる方が多い。
しかし、実はそのような告知文章の作り方では、良い反応を得るのは難しい。
例えば、家、マンション、車を買うことを想像していただきたい。
情報がコンパクトにまとめられていることよりも、
・自分が欲している条件に合致しているのか？
・他と比べて魅力的か？
・その金額に見合う買い物であるか？
・評判や第三者からの評価はどうか？
など、詳しく知りたいはずである。
高い買い物や重要な意思決定をする場面では、
買い手・意思決定者は、決断するために十分な情報を手に入れたいのである。
世界120カ国に450のオフィスを構える世界第二位の広告会社グループ
“オグルヴィ・アンド・メイザー”の調査結果によれば、
「長い文章の企業広告は、文章が短い広告より実際しっかり読まれている」という。
50ワード～500ワード（英語の場合）の広告に比べて、
50ワード以下の広告は読まれる確率が急激にダウンするという結果である。
このような調査結果から、オグルヴィ・アンド・メイザー社は、
「本当の見込客は情報に飢えている」と言っているのである。
コミュニケーションを目的としたメールではコンパクトなメールが望ましいだろう。
長たらしいメールよりも、コンパクトに内容がまとまっている
メールの方が読み手の負担は少ない。
しかし、何かしら行動を起こしてもらう場合、
例えば、商品広告では商品を買ってもらう、あるいは問い合わせをしてもらう、
採用広告ではエントリーしてもらう（何百もの企業から自社を選んでもらう）、
そのようなときには、意思決定に必要な情報をしっかりと盛り込むことが先決である。
読みやすいように、あらかじめ決められた分量に収まるように書こうとしてはいけない。
そうすることによって、必要な情報が不足してしまっては効果が下がってしまう。
まず、最初に必要な情報を盛り込んだ文章を作った上で、
その後により読みやすくするべく、推敲を重ねて自然と文書がスリムになっていく、
というのが理想的な書き方である。
必要な情報が盛り込まれていれば、無駄のないスリムな文章の方が良い。
しかし、最初に文章の長さにとらわれて、必要な情報が不足してしまった、
という事態にならないよう、心掛けていただきたい。
長すぎないか？と心配するよりも、参加を決断するために十分な情報が
記載されているか？ということを気に掛けていただきたい。
良い告知文とは、すぐに読み終わるコンパクトな文章ではなく、
意志決定するために十分な情報が記載されている文章である。
■告知文に盛り込むべき情報とは何か？
それでは、告知文に盛り込むべき情報とは何であろうか？
インターンシップの告知文で盛り込むべき情報は大きく分けて５つある。
以降、それぞれについて詳しく紹介していく。
■プログラム内容（タイムライン）は出来るだけ詳しく！
まず、プログラム内容である。
これは出来る限り詳しく記載いただきたい。
学生は数多くの企業の中から、どの企業のインターンシップに参加しようか、
限られた時間をどのインターンシップに使おうか、と考えている。
インターンシップは参加するのはもちろん、
参加前の選考など、まとまった時間を投下することになる。
自分が得たいものがあるかどうか、インターンシップを吟味している。
そんな学生に自社を選んでもらうためには、出来る限り詳しくインターンシップ
の内容を伝えることは非常に重要である。
前回のコラム「インターンシップのタイトルの付け方～思わずクリックしてしまうタイトルをつける～」
で紹介したが、学生は企業の知名度や規模よりも、インターンシップの実施内容を重視して、
インターンシップに参加する企業を選んでいるのである。
このように、プログラム内容を詳しく書くことは、
ターゲット学生を集める上で有効であるが、効果はそれだけではない。
非ターゲット学生を未然に振り落とすことも可能である。
イメージが先行している学生に対して、プログラム内容をしっかりと伝え、
どんな人に来てもらいたいのか、どんな人には来てもらいたくないのか、
をしっかり伝えることで非ターゲット学生を振り落とすことが可能である。
また、インターンシップの満足度を高めることも可能である。
満足度は期待通り、あるいは期待以上であれば高まる。
一方で、期待を下回ると満足度はガクンと下がる。
インターンシップの不満で多いのは期待していた内容とのズレである。
せっかく時間とお金を使ってインターンシップに取り組んだのに、
ネガティブな印象を持たれてしまっては、もったいない。
以上見てきたように、プログラム内容の詳細をしっかりと伝えることで、
次の3つの効果が期待出来る。是非とも詳細をお伝えいただきたい。
■講師・社員プロフィールを記載する
忘れられがちだが、講師・社員のプロフィールは是非とも記載いただきたい。
特にターゲット学生が魅力を感じるような社員のプロフィールは
集客に大きくプラスとなるので、積極的に記載してもらいたい。
過去の職歴や実績、出身大学（ターゲットとする学生と出身大学が合致する場合）、
などその方の魅力が客観的に伝わりやすい情報を記載いただくのが効果的である。
誰を講師・社員として登場させると、ターゲット学生がより多く集まってくれるか？
ターゲット学生の満足度が高まるか？という視点で企画を練り直してみることも
お薦めする。それだけ、集客において重要なファクターなのである。
■第三者評価をしっかり集め、文書に盛り込む
告知文章はあくまで採用広告である。自社の良さを売り込むのが基本となる。
あまり一辺倒に売り込み文句を並べても読み手には響かない。
一方で、その中に第三者の評価・声が入っていると、説得力がグンと高まるのである。
第三者の評価で代表的なのが参加者の声である。
過去に参加者がいれば、是非そのコメントを載せていただきたい。
そのためには、事前にアンケートをとって、掲載の許可を得ておくことが必要となる。
参加者の声を紹介する際は、大学名や学部名、性別なども記載することで、
信憑性を高めることが出来る。
また、自分と同じ大学の人のコメントがあると学生は安心する。
いわゆる上位校の学生がターゲットであれば、出来るだけ上位校の学生の声
を載せるなど、ターゲットとする学生と同じ属性の声を載せていただきたい。
また、参加者の満足度をアンケートでとり、
その高さをアピールするのも効果的である。
つまり、アンケートはそれ以後の集客施策において、重要な情報となるのである。
集客でどんな情報がほしいか？という視点で、アンケートを設計することも大切である。
その他の第三者の評価としては、「何かのランキングに取り上げられた」、
「取材を受けた」、「メディアで紹介された」などの実績があれば積極的にアピールしたい。
■特典・報酬は集客の強烈なフック
特典・報酬の代表例は、金銭的な報酬や採用選考上の特別対応である。
これらはターゲットであるどうかに関わらず、
就活生であれば、多くの人にとって強い動機づけになるものである。
採用活動上の競合企業よりも良い条件を提示して学生を集めている
企業も多い。
媒体掲載費用などの集客コストを数十万円削減して、
その一部を参加者への報酬に回したことで、全体の予算を削減しつつ、
エントリー数を増やしたという企業の事例も聞く。
一方で、金銭などで動機づけるのを嫌う方もいらっしゃると思う。
その場合は、参加して身に付くか力、得ることの出来る経験など、
参加することのメリットを記載することをお薦めする。
参加メリットの記載はターゲットに対して響くので、効果的である。
■会社の特徴・実績は非ターゲットを集めないように注意！
基本的に学生は自社のこと、自社の業界のことを知らない
また、「エントリーする会社のことは事前に調べるだろう」
とおっしゃる人事の方もいらっしゃるが、学生はそうとも限らない。
告知ページを見て、興味を持たなければ参加しない。
なので、ターゲットを引き込む会社の特徴・実績があれば、
告知文にしっかりと記載しておくことをお薦めする。
会社の特徴・実績を記載する上で気をつけていただきたいのが、
その内容がターゲットに響く内容であるかどうかという点である。
よく見かけるのが、起業家志向の人、ビジネス志向の人が欲しい
といいながら、福利厚生の充実ぶり、アットホームな社風をアピール
しているケースである。
会社の良い面であったとしても、それがターゲットに響くのかどうか
を一度考えて、記載する内容を吟味していただきたい。
また、あまり自社の自慢話ばかりを長々と書くのも気をつけていただきたい。
会社の特徴・実績については、わかりやすく、コンパクトにまとめて
いただくのをお薦めする。
■ターゲット学生にヒアリングする
告知文に盛り込む5つの情報を紹介してきたが、その情報で十分かどうかは
最終的にはターゲット学生に聞いてみないことにはわからない。
なので、ターゲット学生にヒアリングをすることは非常に重要である。
そうやって、ターゲットへの理解を深めることが告知文を作成する第一歩となり、
また、出来上がった告知文の完成度を高める上でも非常に効果的である。
しかし、学生から聞いたことを全て鵜呑みしてはいけない。
人事に対して学生は本音を言ってくれないことも多くある。
さらに言えば、本当のところは本人も自覚していないかもしれない。
最終的には自分でターゲット学生になりきって、
どんな情報・文章が届けば「参加したい！」と思ってもらえるかを
深く考えていくことが必要になる。
学生へのヒアリングは、あくまでご自身がターゲット学生になりきる上での
ヒントを得るための情報と考えていただきたい。
さて、今回はコラムでは告知ページ、告知メールの本文にどんな内容を記載するかについて紹介してきた。
次回は告知文の作成手順、最終的にエントリーしてもらうための工夫について紹介したい。
今回のコラムでは、インターンシップの告知文章（本文）について述べていきたいと思う。
■メールは簡潔な方がいい。は間違い！？
よく「メールは簡潔な方がいい」と言われる。
そのため、インターンシップや会社説明会の告知文章、告知メールでも、
あまり長くなりすぎないように、気をつけて書かれる方が多い。
しかし、実はそのような告知文章の作り方では、良い反応を得るのは難しい。
例えば、家、マンション、車を買うことを想像していただきたい。
情報がコンパクトにまとめられていることよりも、
・自分が欲している条件に合致しているのか？
・他と比べて魅力的か？
・その金額に見合う買い物であるか？
・評判や第三者からの評価はどうか？
など、詳しく知りたいはずである。
高い買い物や重要な意思決定をする場面では、
買い手・意思決定者は、決断するために十分な情報を手に入れたいのである。
世界120カ国に450のオフィスを構える世界第二位の広告会社グループ
“オグルヴィ・アンド・メイザー”の調査結果によれば、
「長い文章の企業広告は、文章が短い広告より実際しっかり読まれている」という。
50ワード～500ワード（英語の場合）の広告に比べて、
50ワード以下の広告は読まれる確率が急激にダウンするという結果である。
このような調査結果から、オグルヴィ・アンド・メイザー社は、
「本当の見込客は情報に飢えている」と言っているのである。
コミュニケーションを目的としたメールではコンパクトなメールが望ましいだろう。
長たらしいメールよりも、コンパクトに内容がまとまっている
メールの方が読み手の負担は少ない。
しかし、何かしら行動を起こしてもらう場合、
例えば、商品広告では商品を買ってもらう、あるいは問い合わせをしてもらう、
採用広告ではエントリーしてもらう（何百もの企業から自社を選んでもらう）、
そのようなときには、意思決定に必要な情報をしっかりと盛り込むことが先決である。
読みやすいように、あらかじめ決められた分量に収まるように書こうとしてはいけない。
そうすることによって、必要な情報が不足してしまっては効果が下がってしまう。
まず、最初に必要な情報を盛り込んだ文章を作った上で、
その後により読みやすくするべく、推敲を重ねて自然と文書がスリムになっていく、
というのが理想的な書き方である。
必要な情報が盛り込まれていれば、無駄のないスリムな文章の方が良い。
しかし、最初に文章の長さにとらわれて、必要な情報が不足してしまった、
という事態にならないよう、心掛けていただきたい。
長すぎないか？と心配するよりも、参加を決断するために十分な情報が
記載されているか？ということを気に掛けていただきたい。
良い告知文とは、すぐに読み終わるコンパクトな文章ではなく、
意志決定するために十分な情報が記載されている文章である。
■告知文に盛り込むべき情報とは何か？
それでは、告知文に盛り込むべき情報とは何であろうか？
インターンシップの告知文で盛り込むべき情報は大きく分けて５つある。
以降、それぞれについて詳しく紹介していく。
■プログラム内容（タイムライン）は出来るだけ詳しく！
まず、プログラム内容である。
これは出来る限り詳しく記載いただきたい。
学生は数多くの企業の中から、どの企業のインターンシップに参加しようか、
限られた時間をどのインターンシップに使おうか、と考えている。
インターンシップは参加するのはもちろん、
参加前の選考など、まとまった時間を投下することになる。
自分が得たいものがあるかどうか、インターンシップを吟味している。
そんな学生に自社を選んでもらうためには、出来る限り詳しくインターンシップ
の内容を伝えることは非常に重要である。
前回のコラム「インターンシップのタイトルの付け方～思わずクリックしてしまうタイトルをつける～」
で紹介したが、学生は企業の知名度や規模よりも、インターンシップの実施内容を重視して、
インターンシップに参加する企業を選んでいるのである。
このように、プログラム内容を詳しく書くことは、
ターゲット学生を集める上で有効であるが、効果はそれだけではない。
非ターゲット学生を未然に振り落とすことも可能である。
イメージが先行している学生に対して、プログラム内容をしっかりと伝え、
どんな人に来てもらいたいのか、どんな人には来てもらいたくないのか、
をしっかり伝えることで非ターゲット学生を振り落とすことが可能である。
また、インターンシップの満足度を高めることも可能である。
満足度は期待通り、あるいは期待以上であれば高まる。
一方で、期待を下回ると満足度はガクンと下がる。
インターンシップの不満で多いのは期待していた内容とのズレである。
せっかく時間とお金を使ってインターンシップに取り組んだのに、
ネガティブな印象を持たれてしまっては、もったいない。
以上見てきたように、プログラム内容の詳細をしっかりと伝えることで、
次の3つの効果が期待出来る。是非とも詳細をお伝えいただきたい。
■講師・社員プロフィールを記載する
忘れられがちだが、講師・社員のプロフィールは是非とも記載いただきたい。
特にターゲット学生が魅力を感じるような社員のプロフィールは
集客に大きくプラスとなるので、積極的に記載してもらいたい。
過去の職歴や実績、出身大学（ターゲットとする学生と出身大学が合致する場合）、
などその方の魅力が客観的に伝わりやすい情報を記載いただくのが効果的である。
誰を講師・社員として登場させると、ターゲット学生がより多く集まってくれるか？
ターゲット学生の満足度が高まるか？という視点で企画を練り直してみることも
お薦めする。それだけ、集客において重要なファクターなのである。
■第三者評価をしっかり集め、文書に盛り込む
告知文章はあくまで採用広告である。自社の良さを売り込むのが基本となる。
あまり一辺倒に売り込み文句を並べても読み手には響かない。
一方で、その中に第三者の評価・声が入っていると、説得力がグンと高まるのである。
第三者の評価で代表的なのが参加者の声である。
過去に参加者がいれば、是非そのコメントを載せていただきたい。
そのためには、事前にアンケートをとって、掲載の許可を得ておくことが必要となる。
参加者の声を紹介する際は、大学名や学部名、性別なども記載することで、
信憑性を高めることが出来る。
また、自分と同じ大学の人のコメントがあると学生は安心する。
いわゆる上位校の学生がターゲットであれば、出来るだけ上位校の学生の声
を載せるなど、ターゲットとする学生と同じ属性の声を載せていただきたい。
また、参加者の満足度をアンケートでとり、
その高さをアピールするのも効果的である。
つまり、アンケートはそれ以後の集客施策において、重要な情報となるのである。
集客でどんな情報がほしいか？という視点で、アンケートを設計することも大切である。
その他の第三者の評価としては、「何かのランキングに取り上げられた」、
「取材を受けた」、「メディアで紹介された」などの実績があれば積極的にアピールしたい。
■特典・報酬は集客の強烈なフック
特典・報酬の代表例は、金銭的な報酬や採用選考上の特別対応である。
これらはターゲットであるどうかに関わらず、
就活生であれば、多くの人にとって強い動機づけになるものである。
採用活動上の競合企業よりも良い条件を提示して学生を集めている
企業も多い。
媒体掲載費用などの集客コストを数十万円削減して、
その一部を参加者への報酬に回したことで、全体の予算を削減しつつ、
エントリー数を増やしたという企業の事例も聞く。
一方で、金銭などで動機づけるのを嫌う方もいらっしゃると思う。
その場合は、参加して身に付くか力、得ることの出来る経験など、
参加することのメリットを記載することをお薦めする。
参加メリットの記載はターゲットに対して響くので、効果的である。
■会社の特徴・実績は非ターゲットを集めないように注意！
基本的に学生は自社のこと、自社の業界のことを知らない
また、「エントリーする会社のことは事前に調べるだろう」
とおっしゃる人事の方もいらっしゃるが、学生はそうとも限らない。
告知ページを見て、興味を持たなければ参加しない。
なので、ターゲットを引き込む会社の特徴・実績があれば、
告知文にしっかりと記載しておくことをお薦めする。
会社の特徴・実績を記載する上で気をつけていただきたいのが、
その内容がターゲットに響く内容であるかどうかという点である。
よく見かけるのが、起業家志向の人、ビジネス志向の人が欲しい
といいながら、福利厚生の充実ぶり、アットホームな社風をアピール
しているケースである。
会社の良い面であったとしても、それがターゲットに響くのかどうか
を一度考えて、記載する内容を吟味していただきたい。
また、あまり自社の自慢話ばかりを長々と書くのも気をつけていただきたい。
会社の特徴・実績については、わかりやすく、コンパクトにまとめて
いただくのをお薦めする。
■ターゲット学生にヒアリングする
告知文に盛り込む5つの情報を紹介してきたが、その情報で十分かどうかは
最終的にはターゲット学生に聞いてみないことにはわからない。
なので、ターゲット学生にヒアリングをすることは非常に重要である。
そうやって、ターゲットへの理解を深めることが告知文を作成する第一歩となり、
また、出来上がった告知文の完成度を高める上でも非常に効果的である。
しかし、学生から聞いたことを全て鵜呑みしてはいけない。
人事に対して学生は本音を言ってくれないことも多くある。
さらに言えば、本当のところは本人も自覚していないかもしれない。
最終的には自分でターゲット学生になりきって、
どんな情報・文章が届けば「参加したい！」と思ってもらえるかを
深く考えていくことが必要になる。
学生へのヒアリングは、あくまでご自身がターゲット学生になりきる上での
ヒントを得るための情報と考えていただきたい。
さて、今回はコラムでは告知ページ、告知メールの本文にどんな内容を記載するかについて紹介してきた。
次回は告知文の作成手順、最終的にエントリーしてもらうための工夫について紹介したい。
 | 神谷政志 学生時代に人材業界就職支援サイトSPIRITSを開設し、人材業界就職支援団体SPIRITSを創設。SPIRITSは団体・サイトともに現在七代目に当たる現役学生が継続運営している。株式会社ジョブウェブに入社後、営業部チームリーダー、ソリューションマーケティング部マネージャー、採用支援事業部 事業部長を経て、現在、事業推進室マネージャーとして、新規事業の立ち上げと、経営者・人事担当者向けセミナーの企画・統括を行っている。プライベートでは、NPO法人にて小学校・中学校・高校生に対する教育活動に携わっている。 |
