告知開始のベストタイミング

皆さんの会社では、説明会の告知をいつ頃から行っているでしょうか。
どのタイミングでどんな方法で告知を開始するか、どのタイミングでどんな方法で参加確認を行うか、ということは参加人数に大きな影響を与える。

弊社では毎年１００回を超える学生向けのイベントを開催している。イベントの集客を成功させるために、何度も実験を重ね、申し込み人数と参加率が高いタイミングが経験からわかってきた。

それをまとめたのが、下記の告知スケジュールである。是非とも参考にして、自社の会社説明会の告知スケジュールを立てていただきたい。

【効果的な告知スケジュール例】

◇説明会開催５週間前　・・・　説明会告知文面完成　
完成した告知文はできる限り、他の人にも見てもらうと良い。また、１日寝かして次の日に自分で見直してみると、必ず修正するべき点が出てくる。一見、面倒な作業ではあるが、この見直しのステップを踏むことで反応率は大きく向上する。

◇説明会開催４週間前　・・・　説明会告知スタート
アルバイトのシフト、部活、サークルのスケジュールが１ヶ月前に決まるところが多いため、告知の開始は開催日の1ヶ月前が望ましい。 一方で、１ヶ月を超えて早く告知をすると、忘れられてしまったり、モチベーションが当日まで続かず、 忘れられてしまうことや、他の予定を優先されてしまうことがある。
　　　　　
◇説明会開催４週間前　・・・　ＥメールＤＭの配信　
上記理由とほぼ同じ。早めに多くのターゲット学生に説明会の認知を与えることが重要。


◇説明会開催２週間前　・・・ ＥメールＤＭ２通目配信
もし、一回目のＤＭで充分な申し込みが確保できなかった場合（定員の５割以下）は、２通目のＤＭ配信をすることをお勧めする。

◇説明会開催１週間前　・・・　参加確認メールの配信　
１週間前に参加確認をすることで、事前キャンセルを早めに出し、追加の申し込みを受け付けることができる。また、学生のモチベーションは申し込み時が最も高く、その後は徐々に下がっていく。そのため、事務的なメールではなく、改めてセミナーの魅力を伝えて、参加してもらいたいことをしっかりと伝えることが重要である。

◇説明会開催３日前～１日前　・・・　参加確認の電話
電話がつながりやすい時間帯はお昼休みの12時から１３時。もしくは、大学の４限の授業が終了する１６時半前後からアルバイトが始まる１８時までの間である。逆にそれ以外の時間は説明会、面接、授業、移動中であることが多く、連絡する時間とし


告知スケジュールサンプル