運営スタッフ一人一人が大きな影響力を持つ

説明会では、スタッフの振る舞い全てがあなたの会社に対する印象に影響を持つ。身だしなみ、姿勢、立ち方、立ち位置、挨拶、誘導、いたるところで学生から「見られている」のである。一人一人のスタッフがその会社の顔としての自覚が必要である。

説明会スタッフの役割と動き

説明会で必要な役割とスタッフ人数をまとめた。まずは、下記をご覧頂きたい。

【役割】
司会、運営統括、照明、音響、受付、誘導（会場内外）、カメラ、タイムキーパー
※直接運営に関わらない出演者（プレゼンター、座談会出席社員等々）は除いています。

【説明会規模に応じたスタッフ必要人数】
・４０名規模・・・４～５名
・１００名規模・・・６～７名
・３００名規模・・・１０～１２名
※状況により、各自の役割を兼務して行うことができる。

【各役割の動き】
司会
説明会において非常に重要な役割である。会場全体を盛り上げる力や咄嗟の対応ができ機転が求められる。説明会冒頭では参加者のマインドセットを行い、説明会へのコミットメントを強める。プログラム途中のコメントでは補足情報の提供や盛り上がりの調節を行い、締めの挨拶では、自然な雰囲気で次の選考への行動を促す話を盛り込むと良い。社内でも、周りを盛り上げることがうまく、相手に届く言葉を発信できる方が司会を務めると良い。

受付
受付は一番始めに参加者を迎える場所になる。迎え入れる笑顔と明るい挨拶が必要不可欠である。また、最も問い合わせを受ける役割でもあるので、トイレの場所、喫煙所の場所、コートや荷物の預かり、説明会プログラムについて、等々、事前に把握しておくことが重要。注意事項としては、受付名簿には個人情報が記載されているため、その取り扱いには十分に注意する。

タイムキーパー
どれだけ内容がいい説明会で対応が良い説明会でも時間にルーズな説明会の満足度は決して高くない。そのような意味でも、タイムキープは説明会成功の一つの肝である。役割としては、単純に進行役(司会)やプレゼンターに時間を知らせるだけでなく、説明会の進行状況を把握し、説明会統括者や進行役(司会)と連携をとり、休憩時間を調整したり、プログラムの進行をコントロールする。

学生誘導
会場の外にわかりやすい看板を持ち、誘導するスタッフを最低1名はつけてもらいたい。手に印刷した地図のようなものを持っている学生や、何かを探しているそぶりが見て取れる人には「○○の説明会ですか？」と積極的に声をかける。また、会場内での、受付が済んだ後の学生の誘導も重要である。特にグループ形式の説明会の場合は、一つのグループの人数や、男女比を勘案した上で、席を埋めていくことが大切である。６名のグループの場合、はじめから６名全員埋めてしまうのではなく、まずは４名づつ埋めて、全部のグループが４名づつ埋まったら、次は１名づつ埋めていくといった工夫で、各グループの人数を均等に割り振ることがポイントである。受付の済んだ学生に積極的に手を挙げながら「こちらへどうぞ」と声をかけ、席へ促すと受付も混み合わずにスムーズにいく。

音響・照明
音響役は、説明会開始前にマイクやＢＧＭの音量調整を行う。また、説明会開始前、休憩中、終了後の退場時はＢＧＭをかけ、説明会の雰囲気づくりを行う。照明役は、説明会プログラムに応じて、照明の明るさを調整する。音響・照明役ともに、説明会前のリハーサルで、そのタイミングを確実に把握しておく必要がある。様々な説明会を見てきたが、照明・音楽の使い方がうまい企業の説明会の雰囲気は段違いに良いものである。


運営統括
説明会の準備、リハーサル、本番、後片付け、全てにおいての責任を負う、現場最高責任者である。参加者、スタッフ、プログラム進行状況、会場などを全て把握し、不測の事態を未然に防ぎ、もし何かが起こった場合は、判断、決断を速やかに行う。また、スタッフとのＭＴＧ、リハーサルもイニシアティブを取って、統括が行うのが良い。運営統括のポイントは、二つの時間を意識すること。一つ目は、現在の時間。現在のプログラムは時間通り進行されているかどうか。もう一つは未来の時間。次のプログラムではどのような動きが必要になるのか？その軸で常にプログラムを追って、問題があれば、その問題を解決動きをスタッフに指示を出す。